Электронные юридически значимые документы, подписанные электронной цифровой подписью (ЭЦП), являясь основой информатизации целого ряда производственных процессов реального сектора экономики,  активно расширяют область своего применения.

Сфера создания, обмена, исполнения, иного практического применения электронных документов посредством средств электронного документооборота и специализированных информационных систем к настоящему моменту достаточно отработана. Однако юридическая значимость электронных документов определяет их использование не только в производственном (штатном), но и в иных режимах: в претензионной деятельности, при процессуальных, фискальных  действиях, ведении отчетной, контрольной работы и пр.

Учитывая, что информатизация реального сектора экономики, а следовательно, внедрение электронных документов происходит неравномерно, неизбежно возникновение случаев, требующих создания, правильного оформления и заверения официальных копий электронных документов.

В правовом плане данная задача исчерпывающе регламентирована законом Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и постановлением Совета Министров Республики Беларусь  от 20.07.2010 № 1086  «Об утверждении Положения о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе».

Учитывая сложность и специфичность такой операции, деятельность по «удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе» включена в состав лицензируемой  деятельности по «технической защите информации, в том числе криптографическими методами, включая применение электронной цифровой подписи» (Указ Президента Республики Беларусь от 01.09.2010 № 450 «О лицензировании отдельных видов деятельности»).

Согласно актам законодательства копией электронного документа является «форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе». Для того, чтобы форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе была легитимной, она должна быть удостоверена, т.е. подтверждено соответствие содержание копии электронного документа самому электронному документу, а также подтверждена действительность ЭЦП, которой подписан электронный документ.

Так, постановлением Правительства Республики Беларусь установлено, что форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе считается идентичной по содержанию общей части соответствующей формы внешнего представления электронного документа при наличии следующих условий:

• электронная цифровая подпись электронного документа подтверждается путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием открытого ключа проверки электронной цифровой подписи лица, подписавшего соответствующий электронный документ;

• форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе представлена в доступной и понятной для восприятия человеком форме и однозначно соответствует общей части формы внешнего представления электронного документа.

Одним из основных требований постановления Совмина от 20.07.2010    № 1086 является то, что удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе осуществляется с использованием программных или программно-технических средств для удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, имеющих сертификат соответствия, выданный в Национальной системе подтверждения соответствия Республики Беларусь, или экспертное заключение, выданное Оперативно-аналитическим центром при Президенте Республики Беларусь.